Znáte to – potřebujete zavolat klientovi/kandidátovi, ale nevíte, zda je to ještě vhodné. Jestli už třeba není pozdě a smí se to vůbec?

Byť v České republice sice noční klid končí v šest ráno a začíná v deset večer, při telefonování je lepší tuto hranici přesně nekopírovat. Volat po šesté hodině ranní s tím, že každý je připravený řešit pracovní záležitosti, je přeci jen trochu brzy, pokud není hovor předem domluvený. Byť třeba v některých oborech nebo regionech to nutně nemusí být až takový problém (rozvozci/pekaři a jiné profese, které vstávají/fungují již brzo od rána, to samé platí například pro Moravu, kde je více běžné, že pracovní doba startuje dříve než třeba v Čechách nebo v Praze), tak je lepší se držet takové nepsané etikety telefonování.

Obecně platí, že ve všední dny je vhodné telefonovat od 9:00 do 18:00, a to jak v obchodních, tak i v soukromých záležitostech. Telefonáty během oběda, tedy mezi 12:00 a 13:00 hodinou, jsou považovány lidmi často za rušivé. O víkendech je nejlepší telefonování omezit na minimum, pokud nejde o něco důležitého. V tyto dny bychom neměli volat před 10:00 ani po 17:00. Výjimkou jsou hovory, na kterých se obě strany předem dohodly nebo které jsou pro obě strany běžné.

Pokud si nejste jistí, je lepší nejdříve poslat SMS, zda můžete v daný den/čas zavolat. I večer je dobré dvakrát zvážit, než někomu zavoláte.

Podle Ladislava Špačka, předního českého experta na etiketu, je možné večer volat asi do deseti hodin. Jak vidíte, názory se různí, a proto se osobně raději držím pravidla s pracovní dobou.

Když už je potřeba volat večer, mělo by jít o záležitost, která nesnese odklad. Při pracovních telefonátech je sedmá večer na hraně, ale pozdějším voláním si už můžete zavařit na nepříjemný rozhovor. Pokud je to nutné, raději nejdřív pošlete SMS a zeptejte se, zda můžete zavolat.

V Portugalsku například přistoupili k vymezení hranic mezi prací a soukromím rázně. Uzákonili, že šéf nesmí své zaměstnance kontaktovat mimo dohodnutou pracovní dobu. Cílem tohoto pravidla je zajistit, aby lidé mohli lépe vyvážit svůj pracovní a soukromý život (work-life balance).

To, že máme mobilní telefony stále u sebe a často je nevypínáme ani v noci, o víkendech nebo na dovolené, neznamená, že je v pořádku volat kdykoliv. Je také důležité myslet na časová pásma a časový posun při volání do zahraničí (to samé pak platí pro public holidays – je dobré mít přehled o státních svátcích a dnech volna v dané zemi, abyste nebyli překvapení, proč vám zrovna telefon nikdo dnes nezvedá :-)). Špatné načasování hovoru, které někoho probudí uprostřed noci nebo v době, kdy je mentálně již mimo práci, stejně k ničemu nevede.

Telefonní etiketa v různých kulturách

Telefonní etiketa se může lišit v závislosti na kultuře a regionu. Například v Japonsku je považováno za neslušné telefonovat v hromadné dopravě a lidé se často uchylují k textovým zprávám. Ve Francii je běžné telefonovat mezi 9:00 a 20:00, zatímco v Německu se považuje za nevhodné volat po 20:00. Respektování těchto kulturních rozdílů může pomoci při mezinárodních hovorech a obchodních jednáních a také vám pomůže pracovat maximálně efektivně (budete mít větší úspěšnost při přijetí hovoru nebo lépe naladěné volající/příjemce hovoru).

Textové zprávy pak nebo zprávy formou chatovacích aplikací (Facebook Messenger, WhatsApp, Telegram atd.) můžete posílat v podstatě kdykoliv, pokud ze zprávy nevyznívá, že chcete odpověď ihned. Pokud odpověď potřebujete rychle, je dobré se řídit vhodnými časy pro telefonování. Platí, že odpověď není vynutitelná a je na obou stranách, kdy na zprávu odpoví. Relativně brzká odpověď je však vždy příjemná. V obchodních záležitostech by měla odpověď přijít nejpozději do 24 hodin.

Proč je dobré si domluvit/stanovit pravidla pro telefonování/kontakt?

Rozdíl mezi pracovním a soukromým hovorem je zřejmý. Mám přátele, kterým můžu zavolat i o půlnoci, zatímco jiní telefon neberou po osmé večer. Telefonování mezi přáteli je více flexibilní a nemá tak přísná pravidla. V pracovních kontaktech, mezi kolegy nebo s nadřízenými, je však dobré si domluvit nějaká pravidla pro volání. Protože nejenom prací živ je člověk. Kolegové mají také své rodiny, koníčky, volný čas a jiné mimopracovní povinnosti, a to jak ve všední dny, tak o víkendu. Je důležité to respektovat, pokud vám zrovna neodpovídají na zprávy nebo vaše telefony.

Nehledě na to, že je potřeba také se občas trochu od práce odpojit.

Pokud vám někdo volá a vy nemůžete nebo nechcete hovor přijmout, je fajn poslat zprávu, kdy se ozvete, pokud chcete nebo víte, že vás to nijak mentálně neobtěžuje.

K etiketě telefonování patří i to, že by váš hlasitý hovor neměl nikoho rušit. Hlasité hovory v dopravních prostředcích, restauracích, kinech, divadlech, co-workingových prostorech a na jiných veřejných místech nejsou příliš vhodné. Navíc vám to ani nemusí být příjemné probírat nahlas třeba osobní záležitosti nebo záležitosti obchodního charakteru.

U například společné schůzky nebo pohovoru i při například při společném posezení s přáteli by zase mělo být samozřejmostí, že se budete věnovat přísedícím lidem, se kterými jsme se sešli, než mobilu. Navíc to může například kandidátům připadat nezdvořilé.

Jak se připravit na důležitý telefonní hovor

Příprava na hovor může být klíčová pro efektivní a nerušenou komunikaci, případně může hrát zásadní roli ve vašem pracovním i osobním životě (protože se může jednat o důležitý pracovní pohovor, díky kterému můžete vydělávat ranec peněz). Zde je několik doporučení, jak se na hovor co nejlépe připravit:

• Vyberte vhodné místo – najděte si klidné a tiché místo, kde nebudete rušeni. Zavřete dveře, pokud je to možné, a dejte ostatním najevo, že potřebujete soukromí. Pokud telefonujete z domova, informujte členy rodiny nebo spolubydlící, aby vás během hovoru nerušili.
• Připravte si poznámky – mějte po ruce všechny potřebné informace a poznámky, které byste mohli během hovoru potřebovat. To vám pomůže udržet přehled a zamezí zbytečnému hledání informací během hovoru.
• Zkontrolujte si veškeré technické vybavení – před hovorem zkontrolujte, zda máte dostatečně nabitý telefon nebo připojení k internetu, pokud používáte aplikace pro videohovory. Ujistěte se, že vaše sluchátka a mikrofon fungují správně, abyste předešli technickým problémům během hovoru.
• Naplánujte si čas – zarezervujte si dostatek času na hovor, abyste nemuseli spěchat. Pokud očekáváte delší hovor, dejte si časovou rezervu, aby vás žádné jiné povinnosti nerušily.
• Vypněte rušivé elementy – vypněte nebo ztište upozornění na mobilním telefonu, počítači nebo jiných zařízeních, abyste nebyli rušeni příchozími zprávami nebo notifikacemi. Pokud je to možné, přepněte telefon do režimu „nerušit“.
• Připravte si vodu nebo kávu – mějte po ruce sklenici vody nebo šálek kávy, abyste nemuseli během hovoru odbíhat. To vám také pomůže zůstat svěží a soustředění.
• Zvolte správný postoj – sedněte si pohodlně, ale zároveň tak, abyste byli bdělí a soustředění. Správné držení těla může ovlivnit váš hlas a celkový dojem z hovoru.
• Myslete na osvětlení – pokud jde o videohovor, ujistěte se, že máte dobré osvětlení. Světlo by mělo být před vámi, ne za vámi, aby byla vaše tvář dobře viditelná a nebyla ve stínu.
• Zkontrolujte pozadí – pro videohovory je důležité mít čisté a neutrální pozadí, které nebude rušit pozornost. Vyhněte se místům s přílišným nepořádkem nebo rušivými elementy.
• Stanovte si cíle hovoru – před hovorem si ujasněte, co chcete dosáhnout a jaké body chcete projednat. To vám pomůže udržet strukturu hovoru a zajistit, že nezapomenete na důležité body.
• Začněte pozdravem a představte se – na začátku hovoru se vždy představte a pozdravte druhou stranu. Pokud jde o formální hovor, můžete začít například: „Dobrý den, tady Jana Nováková z firmy XYZ. Ráda bych s vámi projednala…“.
• Aktivně naslouchejte – během hovoru se snažte aktivně naslouchat druhé straně. Nedělejte jiné činnosti a soustřeďte se na to, co vám druhá osoba říká. Aktivní naslouchání zahrnuje také kladení otázek a potvrzování, že jste správně pochopili sdělení.
• Udržujte pozitivní tón – snažte se udržovat pozitivní a přátelský tón hlasu. I když řešíte náročné téma, pozitivní přístup může pomoci udržet hovor v konstruktivní rovině.
• Ukončete hovor zdvořile – na konci hovoru poděkujte druhé straně za čas a spolupráci. Pokud je potřeba další komunikace nebo setkání, domluvte se na dalším postupu a časovém harmonogramu.

A co při telefonování nikdy nezapomenout?

Pozdravit a představit se, pokud nejde o nejbližší členy rodiny nebo známé. Mluvit stručně, věcně a přiměřeně dlouho. Pamatovat na to, že mnoho lidí vám neřekne, že je dlouhým telefonátem zdržujete a nebaví je to (to je častý problém například pracovníků callcenter, kteří mají najetý určitý call skript a nechápou, že vy na druhé straně potřebujete rychle, jasně a stručně říci, oč se jedná, protože takových hovorů máte za den desítky a musíte to zkrátka velice rychle filtrovat).

Základ je mluvit také příjemným hlasem (ne monotónně nebo působit znuděně, měnit zkrátka intonaci hlasu).

I textové zprávy pište gramaticky správně a kontrolujte je před odesláním. Překlep je jedna věc, hrubky a chybějící interpunkce jsou věc druhá a opět protistrana to může vnímat tak, že neumíte dobře česky a může to vyvolávat řad otázek, které (například při pohovorech) nechcete – jestli jste dostatečně vzdělaní a nepůsobí to obecně moc dobře.

Pokud víte, že budete potřebovat více času na projednání nějakého tématu, naplánujte si hovor předem. Tím dáte druhé straně možnost připravit se a vyhnout se nepříjemným překvapením. Pokuste se volat během běžné pracovní doby, pokud jde o pracovní záležitosti.

Viz doporučení  výše – ale zde to opravdu záleží na dalších okolnostech – například u firem, které hodně jedou na výkon, se naopak může očekávat, že budete zvedat telefony ve dne v noci – je pak jen otázka, zda toto chcete mít takto nastavené. Někomu, kdo je více workoholik, to může vyhovovat, jiné osoby to naopak může dostávat deprese, protože si pak nemohou mentálně nijak odpočinout od práce. Opravdu vždy záleží na okolnostech a nastavení každého člověka individuálně. Za mě není problém občas zvednou pracovní telefon i později večer, pokud to není pravidlem. Naopak, pokud někdo se celý den flákal a v devět večer začne pracovat a začne vám tak volat, protože byl líný to vyřešit dříve, takovým telefon zvedat nemá cenu, protože tím pouze sebe sami okrádáte o svůj volný čas.

Tím ukážete respekt k pracovnímu a osobnímu životu druhé osoby. Pokud se nedovoláte, nechte krátkou a srozumitelnou zprávu ve hlasové schránce. Uveďte své jméno, důvod hovoru a nejlepší čas, kdy vás mohou zpět kontaktovat.

Motivací pro nastavení pravidel telefonování není jen etiketa, ale i zdraví. Asi možná znáte syndrom esemeskového krku nebo skloněné hlavy.

Jde o následky neustálého hrbení nad elektronickými zařízeními, včetně mobilních telefonů. Tento syndrom zahrnuje ztuhlost krční páteře, omezení pohybu hlavy do stran, kyfózu horní části páteře a bolest hlavy. O svých zkušenostech bych mohla vyprávět. Ve studii Head Downers 2021 (vychází z průzkumu společnosti Velux v osmi evropských zemích včetně Česka) se ukázalo, že 70 % respondentů tráví příliš mnoho času nad obrazovkami svých elektronických zařízení. V Česku to bylo 62 % respondentů, a dokonce 75 % lidí ve věku mezi 18 a 34 lety.

Historie telefonování

Historie telefonování je fascinující a plná významných milníků. První telefonní hovor se uskutečnil 10. března 1876, kdy Alexander Graham Bell zavolal svému asistentovi Thomasu Watsonovi. Bell tehdy pronesl slavnou větu: „Pane Watsone, přijďte sem, potřebuji vás.“

Tento historický hovor položil základy moderní komunikace a otevřel cestu k rychlému a efektivnímu přenosu informací na dálku.

Bellův vynález byl založen na principu přeměny zvuku na elektrické signály, které bylo možné přenášet po drátu. Tento objev způsobil revoluci v komunikaci a rychle se rozšířil po celém světě. První telefonní ústředna byla zřízena v roce 1878 v New Haven, Connecticut, a umožňovala propojení více uživatelů. V roce 1880 už bylo ve Spojených státech více než 50 000 telefonních přístrojů.

Od té doby technologie telefonování neustále pokročila. V roce 1891 byl představen první automatický telefonní systém, který umožňoval uživatelům volat přímo bez potřeby operátora. Tento systém byl vyvinut Almonem Strowgerem, pohřebním podnikatelem, který chtěl obejít lidský faktor při telefonování.

Vývoj mobilních telefonů

Přechod od pevných linek k mobilním telefonům byl dalším obrovským krokem vpřed. První mobilní telefon byl představen v roce 1973 Martinem Cooperem z firmy Motorola. Tento přístroj, známý jako DynaTAC 8000X, vážil téměř jeden kilogram a měřil přes 30 centimetrů. První komerční mobilní telefon se dostal na trh v roce 1983 a stál několik tisíc dolarů, což ho činilo luxusním zbožím.

S postupem času se mobilní telefony staly menšími, levnějšími a dostupnějšími. V roce 1991 byla spuštěna první komerční síť GSM (Global System for Mobile Communications) ve Finsku, která umožňovala uživatelům využívat mobilní telefony pro mezinárodní hovory a textové zprávy. Tato technologie se rychle rozšířila a stala se standardem pro mobilní komunikaci po celém světě.

Moderní chytré telefony

Dnešní chytré telefony jsou multifunkční zařízení, která zahrnují nejen možnost telefonování a posílání textových zpráv, ale také přístup na internet, GPS navigaci, fotografování, hraní her a mnoho dalšího. První skutečně chytrý telefon, IBM Simon, byl představen v roce 1992 a měl dotykovou obrazovku, možnost e-mailu a základní aplikace.

Revoluce chytrých telefonů byla skutečně zahájena uvedením iPhonu od Apple v roce 2007. Tento přístroj přinesl intuitivní uživatelské rozhraní a obrovský ekosystém aplikací, což změnilo způsob, jakým lidé používají své telefony. Následovaly další značky jako Samsung, Google a mnoho dalších, které přispěly k rychlému vývoji a inovacím v této oblasti.

V roce 2021 bylo odhadováno, že na světě je více než 7 miliard aktivních mobilních telefonů. To znamená, že mobilní telefon vlastní téměř každý člověk na planetě. Tento obrovský počet uživatelů ukazuje, jak zásadní roli hrají mobilní telefony v našem každodenním životě.

Význam telefonování v dnešní době

Telefonování dnes není jen o přenosu hlasu. Je to způsob, jak zůstat v kontaktu s rodinou a přáteli, jak efektivně pracovat na dálku, jak získávat informace a jak se bavit. Technologie telefonování se neustále vyvíjí, ať už jde o zlepšení kvality hovoru, zavádění videohovorů nebo integraci s dalšími komunikačními platformami.

Telefonování také přináší výzvy, jako je potřeba správné etikety, respektování soukromí a vyvážení pracovního a osobního života. Avšak s těmito výzvami přicházejí i nové příležitosti a způsoby, jak zůstat propojeni v rychle se měnícím světě.