Gap analýza je proces, který společnosti používají k porovnání své současné výkonnosti s požadovanou, očekávanou výkonností. Tato analýza slouží ke zjištění, zda společnost plní očekávání a efektivně využívá své zdroje.

Gap analýza je prostředek, pomocí kterého může společnost rozpoznat svůj současný stav – měřením času, peněz a práce – a porovnat jej s cílovým stavem. Definováním a analýzou těchto mezer může manažerský tým vytvořit akční plán, který organizaci posune vpřed a zaplní mezery ve výkonnosti.

Gap analýza může být užitečná v případě, že společnosti nevyužívají svůj potenciál zdrojů, kapitálu nebo technologií naplno. Definováním mezer může manažerský tým firmy vytvořit akční plán, který posune organizaci kupředu a vyplní mezery ve výkonnosti. Gap analýza se skládá ze čtyř kroků, kterými jsou: definování cílů organizace, porovnání současného stavu, analýza údajů o mezerách a sestavení zprávy o mezerách. Gap analýzu lze také použít k posouzení rozdílu mezi aktivy a pasivy citlivými na míru.

Porozumění gap analýzy

Pokud organizace nevyužívají své zdroje, kapitál a technologie co nejlépe, nemusí být schopna dosáhnout svého plného potenciálu. Zde může pomoci gap analýza.

Gap analýza, která se také označuje jako analýza potřeb, je důležitá pro jakýkoli typ výkonnosti organizace. Umožňuje společnostem určit, kde se nacházejí dnes a kde chtějí být v budoucnu. Společnosti mohou prostřednictvím analýzy mezer přehodnotit své cíle a zjistit, zda jsou na správné cestě k jejich dosažení.

Gap analýzy byly hojně využívány v 80. letech 20. století, obvykle společně s analýzami trvání. Analýza je považována za obtížněji použitelnou a méně rozšířenou než analýza durace, ale stále ji lze použít k posouzení expozice vůči různým pohybům termínové struktury.

Analýza mezer má čtyři kroky, které končí souhrnnou zprávou, jež identifikuje oblasti ke zlepšení a nastiňuje akční plán k dosažení vyšší výkonnosti společnosti.

Jak provést gap analýzu

Některé modely gap analýzy rozdělují následující kroky do čtyř procesů. Jiné jsou o něco propracovanější a rozšiřují analýzu o několik dalších kroků. V obou případech analýza zahrnuje pochopení vaší současné pozice, určení toho, kde chcete skončit, a vypracování plánu, jak dosáhnout požadovaného konečného bodu.

Krok 1: Identifikace současného stavu

Gap analýza začíná tím, že se zaměříte na to, v jakém stavu vaše organizace v současné době funguje. To zahrnuje průzkum produktů, které nabízí, zákazníků, kterým slouží, geografických lokalit, do kterých zasahuje, a benefitů, které nabízí svým zaměstnancům. Tyto informace mohou být kvantitativní (tj. finanční záznamy jako součást povinných výkazů) nebo kvalitativní (tj. průzkumy nebo zpětná vazba od klíčových zúčastněných stran).

Často společnost provede analýzu nedostatků, protože si je již vědoma nějakého problému. Například průzkumy zpětné vazby od zákazníků přinesly špatné výsledky a společnost chce prozkoumat příčiny a zavést nápravu. Než si však může vysnít, čím se chce stát, musí pochopit, proč k těmto chybám dochází, kdy problémy vznikají a kdo musí být vedoucími pracovníky řízení změn.

Krok 2: Identifikujte svůj budoucí stav

Podstata analýzy spočívá v tomto kroku. Společnost musí identifikovat, čím se chce stát. Tato fáze musí být provedena velmi pečlivě, protože identita, kterou chce společnost mít, bude diktovat strategické kroky, které musí podniknout, aby těchto cílů dosáhla.

Při gap analýze si společnost musí stanovit konkrétní, měřitelné cíle, aby dosáhla co největšího dlouhodobého úspěchu. Například ve výše uvedené situaci by společnosti příliš neprospělo, kdyby si stanovila cíl „stát se lepší v zákaznickém servisu“. Místo toho si společnost musí určit lépe sledovatelné ukazatele, jako například „do 12 měsíců dosáhnout 90% spokojenosti zákazníků“.

Dalším způsobem identifikace požadovaného výsledku je analýza toho, co dělají konkurenti nebo jiní účastníci trhu. Může být snazší identifikovat, kdy jiná společnost dělá něco dobře, a pokusit se to napodobit.

Krok 3: Identifikace nedostatků

Po definování současného stavu a budoucího stavu je čas tyto dva stavy propojit a zjistit, kde jsou nejkritičtější rozdíly. Právě v této fázi společnost uvědomí, že má možná žalostně málo zaměstnanců, nezajistila dostatečné školení personálu nebo nemá technické možnosti, aby dokázala držet krok s dotazy zákazníků.

Krok 4: Vyhodnocení řešení

Nyní, když společnost definovala své nedostatky, je čas vymyslet plány, jak dosáhnout cílového stavu. Někdy může existovat pouze jedno řešení, jindy může analýza nedostatků vyžadovat několik souběžných změn, které musí fungovat v tandemu.

Aby bylo možné posoudit, zda bude řešení fungovat, musí být často kvantifikovatelné pomocí způsobů měření změn. Náš příklad zlepšení služeb zákazníkům může mít snadnou metriku, například procento spokojenosti zákazníků. Jiná zjištění analýzy nedostatků, jako jsou nedostatky v rozpoznávání značky, mohou vyžadovat kreativnější a promyšlenější řešení, která lze ještě vyhodnotit.

Krok 5: Zavedení změny

Jakmile jsou vybrány nejlepší nápady z kroku 4, je čas je uvést do praxe. V této fázi se společnost pokusí odstranit nedostatky zjištěné v analýze. Zavedením řešení se společnost pokouší stát se lepší v cílové oblasti podnikání nebo překonat nedostatek.

Tato fáze implementace často zahrnuje dodržování podrobného souboru procesů v určité kadenci. V rámci gap analýzy má společnost definovaný výsledek a je třeba podniknout pečlivé kroky, aby místo nápravy nevznikly další škody. Vezměme si například zaměstnance, kteří se cítí zahlceni a znechuceni pracným školením. Snaha o zvýšení kvalifikace pracovníků může vést ke ztrátě produktivity nebo snížení morálky.

Krok 6: Monitorování změn

Z tohoto důvodu musí společnost uzavřít analýzu také monitorováním případných změn. Někdy podnik podnikl přesně ty správné kroky. Jindy mohla být mezera širší, než si myslela, nebo se jí nepodařilo adekvátně vyhodnotit současnou pozici společnosti. V každém případě může být analýza mezer kruhovým procesem, kdy po provedení změn může společnost znovu vyhodnotit svou současnou pozici a její srovnání s ohledem na další budoucí stavy.

Typy gap analýzy

Analýza tržních mezer

Analýza mezer na trhu, nazývaná také analýza mezer v produktech, zahrnuje úvahy o trhu a o tom, jak mohou být potřeby zákazníků neuspokojeny. Pokud je společnost schopna identifikovat oblasti, kde nabídka výrobků neodpovídá poptávce spotřebitelů, může přijmout opatření, aby tuto mezeru na trhu osobně zaplnila. Tento typ analýzy mohou provádět externí konzultanti, kteří mají větší odborné znalosti v těchto oblastech podnikání, v nichž společnost v současné době nemusí působit.

Strategická analýza mezer

Strategická analýza mezer ve výkonnosti, nazývaná také analýza mezer ve výkonnosti, představuje formálnější interní přezkoumání toho, jak si společnost vede. Analýza často zahrnuje porovnání toho, jak si společnost vedla v porovnání s dlouhodobými referenčními hodnotami, jako je pětiletý plán nebo strategický plán.

Analýza strategických mezer může být také provedena za účelem porovnání, jak si společnost vede ve srovnání se svými konkurenty. Tento typ analýzy může odhalit způsoby, jak jiné společnosti využívají personál nebo kapitál strategičtějšími a vynalézavějšími způsoby. Tento typ informací může být obtížné získat, zejména pokud odcházející zaměstnanci podepsali dohodu o mlčenlivosti a společnost nezveřejňuje mnoho informací o procesech.

Analýza finanční/výnosové mezery

Společnost se může rozhodnout přímo analyzovat, v čem může její společnost zaostávat ve srovnání s ostatními konkurenty, a to konkrétně při pohledu na finanční ukazatele. To může zahrnovat srovnání cen, procenta marží, režijní náklady, příjmy na pracovní sílu nebo fixní a variabilní složky. Konečným cílem analýzy rozdílů v zisku je určit oblasti, ve kterých je konkurent finančně efektivnější. Tyto informace pak lze využít v dalších, širších typech gap analýzy.

Analýza nedostatku dovedností

Namísto finančních aspektů společnosti se podnik může rozhodnout, že se zaměří na lidský faktor. Analýza nedostatku dovedností pomáhá zjistit, zda v současné době zaměstnanci nemají nedostatek znalostí a zkušeností. Analýza nedostatku dovedností musí jasně definovat cíle podniku a poté zmapovat, jak mohou současní pracovníci do tohoto návrhu zapadat. Analýza nedostatku dovedností může vést k doporučení jednoduše vyškolit stávající zaměstnance, aby si osvojili nové dovednosti, nebo vyhledat externí odborníky a přivést nové pracovníky.

Tento typ analýzy je důležitý zejména pro inovativní společnosti, které se musí spoléhat na to, že budou mít soubor přímých dovedností, aby mohly být i nadále konkurenty (nebo lídry) ve svém oboru. Analýza nedostatku dovedností je navíc zásadní pro malé společnosti, které se při provozu firmy musí spoléhat na menší počet zaměstnanců. V takovém případě musí mít jednotlivci často různorodé, flexibilní nadání, které může být užitečné v mnoha různých aspektech podnikání.

Analýza mezer v dodržování předpisů

Analýza mezer v dodržování předpisů, která často využívá funkce interního auditu, hodnotí, jak si společnost vede v porovnání se souborem externích předpisů, které nařizují, jak by se mělo něco dělat. Například společnost může interně vyhodnotit své účetní a výkaznické funkce předtím, než požádá externího auditora o výrok k účetní závěrce.

Na rozdíl od jiných forem analýzy nedostatků má analýza nedostatků v oblasti dodržování předpisů spíše preventivní a obranný charakter, na rozdíl od strategičtějších forem analýzy nedostatků. Například namísto provádění analýzy mezer ve snaze získat větší procento podílu na trhu má analýza mezer v souladu často za cíl splnit předpisy, vyhnout se pokutám, splnit požadavky na výkaznictví a zajistit úspěšné plnění externích termínů.

Gap analýzy ve vývoji produktu

Když společnost vytváří nové produkty, lze gap analýzu provést také za účelem analýzy toho, které funkce produktů uspokojí poptávku trhu a kde bude produkt zaostávat. Tento typ analýzy mezer je často spojen s vývojem softwarových produktů nebo položek, jejichž vývoj trvá dlouhou dobu (u nichž může dojít k posunu tržní poptávky).

Při gap analýze ve vývoji produktu může společnost také vyhodnotit, které aspekty produktu nebo služby byly úspěšně realizovány, které byly odloženy, které byly záměrně odstraněny nebo na kterých se stále pracuje. Díky kombinaci několika výše uvedených typů analýzy mezer pak může společnost neustále vyhodnocovat, jak se její plán vývoje produktu mění a zda má interní zdroje pro splnění interních mezer potřebných k dokončení vývoje produktu.

Nástroje pro gap analýzu

Při gap analýze mají společnosti k dispozici řadu nástrojů. Níže uvedené nástroje mají zamýšlené použití, které se nejlépe hodí pro konkrétní aspekt analýzy.

Analýza SWOT

SWOT analýza, jeden z nejznámějších analytických nástrojů, určuje silné a slabé stránky společnosti, její příležitosti a hrozby. Jako nástroj analýzy mezer může společnost vyhodnotit interní i externí faktory, které může zlepšit nebo realizovat svůj náskok.

Při SWOT analýze společnost v rámci interní analýzy hodnotí své silné a slabé stránky. Během analýzy mezer se společnost může rozhodnout odklonit zdroje od svých silných stránek, zejména pokud se cítí dobře se svým současným náskokem na trhu. Na druhou stranu se společnosti mohou více zajímat o to, jaké jsou její slabé stránky a „jak daleko mohou být pozadu“ z hlediska vnějších stran. V některých případech se společnosti mohou rozhodnout, že své slabé stránky nemohou překonat kvůli překážkám vstupu na trh, masivním požadavkům na kapitálové investice nebo preferencím spotřebitelů.

Druhá polovina analýzy SWOT se týká vnějších sil, které jsou často mimo kontrolu společnosti. Příležitosti a hrozby, kterým společnost čelí, jsou často nekontrolovatelné síly, které představují riziko, že se závěry analýzy nedostatků nenaplní. Společnost může například nastínit plán získat větší podíl na trhu uvedením nového výrobku na trh. Pokud by hrozba vládního cla na výrobek zvýšila náklady na jednotku, může být pro společnost obtížnější mezeru překlenout.

Diagram rybí kosti

Diagram rybí kosti, nazývaný také diagram příčin a následků nebo Ishikawův diagram, je užitečný pro identifikaci příčin problémů. Je také užitečný pro podporu kreativního myšlení při hledání obchodních omezení.

Diagram rybí kosti se vytvoří tak, že se určí daný problém a zapíše se do středu oblasti. Poté se hlavní kategorie zapíší do větví, které se od hlavního problému rozšiřují. Nakonec se k těmto větvím přidají další větve, které určují, proč problémy v rámci jednotlivých kategorií existují. Diagram rybí kosti se nakonec pokouší rozdělit rozsáhlý a složitý problém na různé aspekty, ke kterým lze snadněji přistupovat a řešit je.

McKinsey 7S

Rámec McKinsey 7S identifikuje sedm prvků, které jsou klíčové pro určení toho, jak dobře firma funguje a co ovlivňuje její fungování. Model obsahuje tři „tvrdé prvky“, kterými jsou strategie, struktura a systémy, spolu se čtyřmi „měkkými prvky“, mezi něž patří sdílené hodnoty, dovednosti, styl a zaměstnanci.

Pomocí modelu McKinsey 7S může společnost určit, jak jednotlivé oblasti zapadají do převažujících mezer a jak může společnost ovlivnit jednotlivé aspekty, aby lépe odpovídaly dlouhodobým cílům. Při provádění úprav se často doporučuje iterativně sledovat a přezkoumávat výkonnost společnosti.
Nadler-Tushmanův model

Nadlerův-Tushmanův model se používá speciálně k identifikaci problémů, pochopení toho, jak může být výkonnost společnosti nedostatečná, a určení způsobu, jak tuto výkonnost řešit. Jádro Nadler-Tushmanova modelu vychází z koncepce, že aspekty v rámci společnosti by měly být sladěny a spolupracovat, jinak společnost nebude tak úspěšná.

Model se soustřeďuje na různé složky včetně kultury, práce, struktury a lidí. Tyto čtyři základní principy přijímají data, která jsou vstupem (strategie společnosti) i jejím výstupem (výkonnost společnosti). Konečným cílem je zjistit, jak jednotlivé čtyři složky fungují společně.

PEST analýza

Analýza PEST zahrnuje posouzení vnějších faktorů a toho, jak mohou ovlivnit ziskovost společnosti. PEST je zkratka pro politické, ekonomické, sociální a technologické faktory. Běžnou variantou analýzy PEST je analýza PESTLE, která zahrnuje také právní a environmentální aspekty.

Analýza PEST může pomoci při analýze nedostatků, protože společnost nemusí brát v úvahu vnější faktory, které mohou způsobit, prohloubit nebo vyřešit současné nedostatky. Například vládní legislativa může způsobit, že vývoz výrobku společnosti bude mnohem dražší. V tomto případě může mít společnost potenciální mezeru, pokud se vnější síly změní způsobem, který bude mít na společnost nepříznivý dopad.

Kdy použít gap analýzu

Společnosti by měly neustále vyhodnocovat produkty, které nabízejí, zákazníky, kterým slouží, potřeby trhu, které naplňují, a efektivitu svých operací. Mohou však nastat určité situace, kdy je opodstatněná formálnější analýza mezer.

Při řízení projektu

Když společnost přechází z počáteční fáze projektu do jeho závěrečné fáze, může průběžně vyhodnocovat, zda má dostatek zdrojů, znalostí, talentů a informací k jeho úspěšnému dokončení. Protože některé produkty s víceletým vývojovým cyklem čelí riziku měnící se vnější situace, je pro společnost vhodné provádět analýzu nedostatků v průběhu dlouhodobého projektu.

Plánování strategických snah

Ať už se jedná o tvorbu dlouhodobých rozpočtů, zvažování restrukturalizace podniku nebo přípravu potenciální akvizice, analýza mezer je při pokusech o strategická rozhodnutí informativní. Zajistí, že správné zdroje budou přiděleny do správných oblastí, aby byl zajištěn dlouhodobý úspěch. Například expanze do nové geografické oblasti může představovat politické riziko, geografické riziko, měnové riziko a kulturní riziko. Společnost by měla provést analýzu mezer, aby pochopila, jak závažná jsou tato rizika a jaké další zdroje (pokud nějaké jsou) jsou potřeba ke zvládnutí jednotlivých oblastí.

Porozumění nedostatkům

Kromě strategických přínosů může analýza mezer odhalit oblasti činnosti, kde lze zlepšit krátkodobější, každodenní funkce. Ačkoli je tento typ využití spíše reaktivní, společnosti se mohou rozhodnout preventivně pokusit lépe porozumět oblastem fungování. Například určité nákladové středisko může výrazně překročit rozpočet; společnost může jednoduše chtít lépe pochopit, co se stalo a jaké kroky je třeba podniknout, aby byla úspěšnější.

Marketing pro externí strany

Ačkoli analýza mezer přináší největší užitek interním stranám, může být použita také ke sdělení plánů externím investorům. Například soukromé společnosti mohou identifikovat, kde se vyskytují její nedostatky. Po vytvoření interního plánu lze tento plán následně odhalit externím stranám v rámci žádosti o kapitálovou investici nebo kola počátečního financování. Díky otevřenosti, transparentnosti a strategickému přístupu ke svým nedostatkům může společnost zjistit, že externí strany jsou ochotnější spolupracovat a investovat do jejího růstu.

Přínosy gap analýzy

Protože gap analýzu lze použít různými způsoby, přináší s sebou celou řadu výhod. Každý z níže uvedených přínosů se může týkat pouze jednoho konkrétního typu analýzy mezer. Přesto mohou společnosti provádět analýzu mezer pro:

• Zlepšení ziskovosti. Společnosti, které vyhodnocují mezery a preventivně zjišťují nedostatky, mohou být lépe připraveny vynakládat výdaje v optimálním čase, mít po ruce zdroje (namísto toho, aby musely platit další kapitál na jejich pozdější zajištění) a fungovat efektivněji.
• Zlepšení výrobních procesů. Uvědomění si nedostatků ve výrobním procesu a předcházení jejich vzniku vede k posílení výroby, efektivnější logistice dodávek, k tomu, že suroviny jsou na místě v době, kdy jsou potřeba, a k zamezení vzniku úzkých míst v důsledku jakéhokoli nedostatku v průběhu procesu.
• Zvýšení podílu na trhu. Kombinací prvních dvou výhod může společnost dosáhnout lepšího působení na trhu, protože má vyšší prodeje, vyšší příjmy v dolarech, více zákazníků a vyšší podíl na trhu.
• Šťastnější zaměstnanci a zákazníci. Namísto reakce na potřeby zaměstnanců nebo zákazníků mohou společnosti, které provádějí analýzu nedostatků, řešit tyto potenciální problémy dříve, než napnou vztahy nebo způsobí, že se jednotlivci obrátí ke konkurenci.
• Provozní efektivita. Díky lepšímu pochopení toho, kde možná nefunguje dobře, může společnost provést změny, které zlepší její každodenní fungování.
  Snížení rizika pro dlouhodobé snahy. Díky identifikaci potřebných zdrojů a potenciálních nedostatků mohou společnosti plánovat nedostatky a identifikovat problémy dříve, než nastanou.

Analýza nedostatků v oblasti financí/řízení majetku

Analýza mezer je také metodou řízení aktiv a pasiv, kterou lze použít k posouzení úrokového rizika (IRR) nebo rizika likvidity, s výjimkou úvěrového rizika. Jedná se o jednoduchou metodu měření IRR, která vyjadřuje rozdíl mezi aktivy citlivými na úrokovou sazbu a závazky citlivými na úrokovou sazbu za dané období. Tento typ analýzy funguje dobře, pokud jsou aktiva a pasiva složena z fixních peněžních toků. Z tohoto důvodu je významným nedostatkem gapové analýzy to, že nedokáže zpracovat opce, protože opce mají nejisté peněžní toky.

Uvažujme situaci, kdy chce společnost provést investici, ale chce si zajistit dostatek kapitálu pro krytí nepředvídaných situací. Společnost může prověřit peněžní toky, určit rizika a posoudit, kde může dojít k potenciálnímu výpadku peněžních toků. To je zvláště časté u dlouhodobých projektů, vysoce rizikových projektů nebo projektů citlivých na makroekonomické nebo vnější vlivy.