Můžete jako zveřejnit pracovní e-mailovou adresu nebo konverzaci se zaměstnancem, pokud jste zákazník? Můžete bez souhlasu zaměstnance zveřejnit jeho pracovní emailovou adresu na webových stránkách? Všechny tyto dotazy mohou znít jednoduše, ale v době, kdy pravidla ochrany soukromí jako je GDPR hrají velkou roli, je třeba být opatrný. GDPR chrání osobní údaje, a to platí jako v případě soukromých emailů, tak i v případě pracovních e-mailů a firemní komunikace. Takže i když jste zákazník, před zveřejněním takových informací byste se měl zamyslet nad tím, jestli to není v rozporu s těmito pravidly.

Je e-mailová adresa osobním údajem?

Je také e-mailová adresa brána jako osobní údaj z pohledu českého práva a GDPR? Pojďme se podívat na to, jak zákon definuje osobní údaj.

Co je považováno za osobní údaj?

Osobní údaj je podle § 4 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, definován jako jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů je považován za určený nebo určitelný, pokud lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.

Tato definice je přímým odrazem evropského nařízení, konkrétně Směrnice 95/46/ES Evropského parlamentu a Rady, která se zabývá ochranou fyzických osob při zpracování osobních údajů a jejich volném pohybu a která obsahuje podobně znějící definici v článku 2, bod a).

To znamená, že pokud může být osoba identifikována přímo či nepřímo například jménem, identifikačním číslem, lokačními údaji, či jinými specifickými prvky, jedná se o osobní údaj. Důležité je, zda lze vytvořit přímou vazbu mezi údajem a osobou. Toto pravidlo se vztahuje i na získání identifikátoru z různých zdrojů, jako jsou veřejné registry, a to i pokud správce nemá v úmyslu tuto možnost využít.

Je tedy e-mail považován za osobní údaj?

Přímo na stránkách Úřad na ochranu osobních údajů najdeme v sekci „často kladené dotazy“ následující vyjádření:

Při posuzování, je-li určitá informace osobním údajem, záleží na tom, jestli na jejím základě je možnost identifikovat konkrétní fyzickou osobu. V uváděném případě tedy e-mailová adresa ve tvaru jan.novak@seznam.cz osobním údajem nebude, protože takovouto e-mailovou adresu si může založit kdokoliv a nevypovídá nic o svém majiteli. Naproti tomu e-mailová adresa přidělená zaměstnavatelem, která obsahuje jméno a příjmení zaměstnance a název zaměstnavatele, osobním údaje bude, protože minimálně ostatní zaměstnanci na jejím základě mohou danou osobu jednoznačně identifikovat.

Pokud vezmeme tedy v potaz onu definici výše, tak z toho vyplývá, že soukromé emailové adresy nejsou považovány za osobní údaje (na rozdíl od emailových adres pracovních). Je tomu tak proto, jelikož pokud uživatel ve své soukromé e-mailové adrese neuvede své skutečné jméno nebo pokud není možné jméno ověřit či zaručit jeho pravdivost, a pokud ten, kdo má k adrese přístup, nemá o uživateli žádné další informace, stává se pro něj identifikace uživatele téměř nemožnou. V takovém případě se podle mého názoru jedná o bezvýznamovou soukromou e-mailovou adresu, která pro většinu lidí nepředstavuje osobní údaj.

Mohou nastat ale situace, kdy osobní emailová adresa může být považována za osobní údaj. Protože i soukromé emailové adresy mohou sloužit k identifikaci jednotlivců, protože jsou unikátní a obvykle jsou používány déle než pracovní emaily. Je také důležité si uvědomit, že stejnou pracovní emailovou adresu mohou postupně využívat různé osoby, hlavně v případě, kdy je adresa složena jen z příjmení a následována jména firmy (novak@firma.cz).

Ostatně tomuto tématu se věnoval také Nejvyšší správní soud v rozsudku č. 1 As 98/2008-148 ze dne 29. července 2009. Podstatné závěry z tohoto rozsudku jsou, že číslo mobilního telefonu může být osobním údajem a že v dnešní době technologického pokroku a vysoké dostupnosti elektronických médií plná identifikace osoby znamená možnost s touto osobou navázat kontakt, bez nutnosti znát její aktuální místo pobytu. Nejvyšší správní soud tedy přijal širší interpretaci pojmu osobní údaj, kdy za rozhodující test považuje možnost kontaktovat danou osobu.

Nicméně tento názor podporuje myšlenku, že i soukromá emailová adresa může být považována za osobní údaj. Další argumenty lze najít v rozsudku, kde soud konstatoval, že ani kombinace jména a příjmení s číslem občanského průkazu není osobním údajem, protože na základě těchto informací nelze osobu jednoznačně identifikovat či kontaktovat. Číslo občanského průkazu navíc není stálé, protože se mění s každou výměnou průkazu. I když je spojeno se jménem a příjmením, obvykle to nestačí k odhalení konkrétní identity osoby.

Pracovní emailová adresa se mění s každou změnou zaměstnání a může se tedy měnit častěji než číslo občanského průkazu. Přesto je možné pomocí ní specifickou osobu bezproblémově kontaktovat. Vzhledem k argumentům zmíněným výše lze pracovní emailovou adresu považovat za osobní údaj.

Emailová adresa poskytnutá zaměstnavatelem svému zaměstnanci, obsahující jeho příjmení, někdy i jméno nebo iniciály, spolu s názvem zaměstnavatele umožňuje jednoznačně identifikovat a lze navíc skrze ní kontaktovat daného zaměstnance a odlišit ho od ostatních pracujících pro stejného zaměstnavatele. Zaměstnavatel navíc zajišťuje správnost a funkčnost této adresy. Takto je zaměstnanec identifikován nebo identifikovatelný nejenom pro své kolegy, ale i pro osoby mimo firmu.

Jako u mnoha jiných informací, ani v případě e-mailové adresy nelze paušalizovat, zda se jedná o osobní údaj podle zákona o ochraně osobních údajů. Hodnocení, zda e-mailová adresa představuje osobní údaj, musí vždy zahrnovat kontext, jako je obsah informací obsažených v samotné adrese a další údaje, které o uživateli této adresy může znát držitel. Pracovní e-mailová adresa je obvykle považována za osobní údaj, zatímco u soukromé e-mailové adresy, zejména té založené u freemailového poskytovatele, to závisí na dalších faktorech.

Žádná informace nemůže být posuzována samostatně a bez kontextu, což platí i pro soukromé e-mailové adresy. Pokud má nějaký subjekt, například správce dat, kromě e-mailové adresy k dispozici i další informace o osobě, je třeba zvážit, zda je schopen tuto osobu identifikovat, byť nepřímo. To může být případ, kdy správce disponuje více údaji jako jméno, příjmení, datum narození nebo adresu bydliště. V takovém případě je osoba zpravidla jednoznačně identifikovatelná, a všechny údaje tedy musí být považovány za osobní. Provozovatelé freemailových služeb, kteří mají kromě e-mailové adresy také další informace o uživateli, jako jsou IP adresa, informace o zařízení, časy připojení a údaje o používání schránky, budou soukromou e-mailovou adresu považovat za osobní údaj spojený s konkrétní osobou.

Je možné zvěřejnit pracovní e-mail zaměstnance bez jeho souhlasu?

Zveřejňování pracovních e-mailových adres zaměstnanců na webových stránkách zaměstnavatele je běžnou praxí, ale je důležité rozumět právnímu rámci, který tento postup řídí. Podle zákona o ochraně osobních údajů je pracovní e-mailová adresa osobním údajem a její zveřejnění musí být v souladu s předpisy stanovenými pro zabezpečení těchto údajů.

V praxi to znamená, že každé zpracování pracovních e-mailových adres musí být prováděno s důvěrou a ochranou před neoprávněným přístupem. Kritériem pro zveřejnění je, že musí být provedeno legálně, s legitimním účelem a musí existovat vhodný právní základ.

Pro soukromé subjekty může tento právní základ často spočívat v souhlasu zaměstnance, zatímco pro veřejné subjekty může být zveřejnění údajů oprávněné i bez souhlasu, pokud jsou spojeny s veřejnou činností zaměstnance. V obou případech musí být zpracování údajů přiměřené a účelné. V rozhodování o rozsahu zveřejněných údajů je třeba zvážit, zda pracovní role zaměstnance vyžaduje komunikaci s veřejností a zda zveřejnění údajů nesnižuje ochranu osobního života zaměstnance. Každý krok procesu by měl být pečlivě zvážen, aby se zajistilo, že se zveřejněním nedochází k porušení práv dotyčných osob.

Je tedy jasné, že zveřejňování pracovních e-mailových adres není otázkou „ano“ nebo „ne“, ale otázkou odpovídajícího zvážení právních, etických a praktických aspektů, aby bylo zajištěno, že taková praxe je v souladu s právními předpisy a neohrožuje soukromí jednotlivců.

Můžete zveřejnit cizí e-mail, SMS zprávu nebo chat?

V dnešní době digitální komunikace je běžné sdílet různé typy zpráv, včetně e-mailů, SMS nebo chatů. Co ale můžete dělat, když dostanete zprávu, která vás rozčílí nebo se vám zdá nespravedlivá? Můžete ji opravdu jen tak jednoduše zveřejnit online? Ve skutečnosti takovým krokem můžete nevědomky porušit zákon.

Nejdůležitější je pochopit, že soukromé zprávy jsou chráněny právem na soukromí. Pokud zveřejníte zprávu, která byla určena pouze vám, riskujete právní postih za porušení soukromí odesílatele. Taková situace může vést k právním sporům a vysokým finančním postihům.

E-mail soukromé nebo osobní povahy, který neobsahuje citlivé informace (jako by mohly představovat například obchodní tajemství), lze obvykle zveřejnit, pokud to neovlivňuje práva druhé strany. Zveřejnění je častější v situacích, kdy lidé vyjadřují nespokojenost s obsahem e-mailu. Pokud je korespondence obchodní a neosobní, a vy jste adresátem, zveřejnění by nemělo být problém.

Identifikace autora e-mailu může ovlivnit otázku soukromí. Pokud autor není identifikovatelný, zveřejnění je jednodušší a méně problematické. Toto pravidlo se vztahuje i na chaty, SMS a jiné podobné typy komunikace, pokud nejsou chráněny speciálními smluvními podmínkami dané platformy.

Nahrávky telefonátů jsou specifické, ale nedávná rozhodnutí Ústavního soudu ukazuje, že i tyto mohou být použity jako důkaz, i proti vůli jednoho z účastníků hovoru, ale vždy to závisí na okolnostech.

Pokud jste obdrželi zprávu, která má význam v obchodním sporu nebo jiném právním řízení, můžete ji často použít jako důkaz. Avšak je zásadní nezasahovat do soukromí druhých bez zákonného důvodu. To znamená, že bez svolení nemůžete narušit soukromí někoho jiného, sledovat jeho soukromý život, pořizovat zvukové nebo obrazové záznamy o něm, ani tyto záznamy šířit.

Pokud jsou e-maily striktně obchodní povahy, jejich použití bývá bez rizika. Při sporu pak o zásahu do soukromí rozhoduje soud, který musí situaci pečlivě zvážit a rozhodnout, zda byl postup v souladu s právem.

Typicky rozlobený zákazník, co zvěřejní emailovou komunikaci s internetovým obchodem – má nárok zveřejnit celou komunikaci? Ano. Zákazník má obvykle jednodušší postavení při zveřejňování e-mailů od e-shopu, protože e-shop je v profesionálním vztahu a nabízí služby. Naopak pokud by e-shop zveřejnil informace bez vědomí zákazníka, mohl by zasáhnout do jeho osobnostních práv.

E-mail, který nezasahuje do chráněných zájmů jako jsou osobní údaje, obchodní tajemství, nebo soukromí, lze zveřejnit. Upozornění pod podpisem e-mailu, že nesmí být zveřejněn, může mít vliv na jeho zveřejnění, ale není to rozhodující. Pokud někdo zveřejní e-mail a uvědomí si, že neměl, měl by se pokusit o dohodu s protistranou, odstranit zveřejnění a vyjednat o dalších krocích, pokud protistrana požaduje náhradu škody.

Je tedy nezbytné zacházet s cizími zprávami citlivě a zvažovat možné následky jejich zveřejnění. Vždycky si položte otázku: „Mám zákonný důvod toto dělat?“ A pokud si nejste jisti, je dobré poradit se s právním zástupcem, abyste předešli možným problémům.